Jak uniknąć błędów w prowadzeniu dokumentacji placówki niepublicznej? Na co zwracać szczególną uwagę i czego się wystrzegać?
W przypadku prowadzenia dokumentacji, gdy mamy do czynienia ze ściśle określonymi procedurami, najważniejszą rzeczą jest je dobrze poznać. Dobrze nie musi oznaczać doskonale – każdemu zdarzają się pomyłki. Ich powodem może być nie tylko niewystarczająca znajomość przepisów, ale przeoczenie czy np. kwestia interpretacji postępowania wynikającego z litery prawa.
O wystąpieniu niedopatrzenia czy błędu najczęściej dowiadujemy się podczas przeprowadzanej kontroli, np. z kuratorium. Osoba uprawniona do kontroli jest w stanie wychwycić wszelkie błędy i dokładnie opisać, na czym one polegają. To najlepsza metoda, by w przyszłości ich nie popełniać – wiedząc, gdzie i dlaczego doszło do pomyłki, łatwiej będzie czuwać nad prawidłowym prowadzeniem dokumentacji. Mimo, że nie jest to proste zagadnienie, ufamy, że przedstawiając najczęściej wychwytywane przez specjalistów błędy, pomożemy ich uniknąć tym, do których obowiązków należy prowadzenie dokumentacji.
W placówkach niepublicznych, mimo że dopuszczalne jest ograniczenie dokumentacji w pewnym zakresie, nadal jest sporo dokumentów do wypełniania i uzupełniania. Mimo możliwości ograniczenia dokumentacji, w większości niepublicznych placówek prowadzona jest ona na takich samych zasadach, jak w placówkach publicznych. Ułatwia to wykazanie, że placówka realizuje odpowiednie programy i przestrzegane są w niej wytyczne obowiązujące we wszystkich kwestiach, związanych z działalnością tego typu. Do dokumentów należą: dzienniki zajęć przedszkola, dziennik indywidualnych zajęć, dokumentacja obserwacji pedagogicznych, dokumentacja pracy z uczniami z dysfunkcjami, dokumentacja dopuszczenia programów wychowania przedszkolnego, program wychowania przedszkolnego, dzienniki zajęć, które nie są wpisywane do dziennika zajęć przedszkola, np. dzienniki zajęć dydaktyczno-wyrównawczych i specjalistycznych (np. rewalidacyjnych i socjoterapeutycznych).
JAKICH BŁĘDÓW ŁAWO UNIKNĄĆ?
W zależności od dokumentów, istnieje możliwość popełnienia różnych błędów. Poniżej przedstawiamy wykaz dokumentów i najczęściej spotykanych w nich błędów:
Dziennik zajęć przedszkola – brak alfabetycznego wpisu nazwisk dzieci, brak drugiego imienia lub członu nazwiska dziecka lub rodzica, wpisywanie numeru PESEL mimo braku takiego wymogu, pisanie skróconych nazw miejscowości, brak odnotowanej obecności dziecka, brak wpisu tematu zajęć, brak podpisu nauczyciela, potwierdzającego przeprowadzenie zajęć, brak informacji, do jakiej treści podstawy programowej odnoszą się tematy, które zrealizowano w danym dniu lub do jakich umiejętności się odnoszą albo informacja w tej kwestii jest nieprecyzyjna, brak jasnej informacji o przestrzeganiu zaleceń dotyczących sposobu realizacji podstawy programowej.
Dziennik indywidualnych zajęć – brak dziennika lub występowanie takich samych błędów jak w przypadku dziennika zajęć przedszkola.
Dokumentacja obserwacji pedagogicznych, dokumentacja pracy z uczniami z dysfunkcjami – brak ustalonych przez przedszkole zasad jej prowadzenia, co sprawia, że jest nieusystematyzowana.
Dokumentacja dopuszczenia programów wychowania przedszkolnego – brak formalnego dopuszczenia programu do użytku danego przedszkola przez dyrektora. Najczęściej z powodu błędnego przekonania, że uchwała rady pedagogicznej w sprawie programów wypełnia warunki dopuszczenia programów i jest wystarczająca.
Program wychowania przedszkolnego – niepotrzebnie stworzony drugi dokument, który przedstawia program wychowawczy przedszkola, gdy tymczasem program wychowania przedszkolnego zawiera także treści wychowawcze.
Dzienniki zajęć wychowawczych, specjalistycznych itp. – błędy takie same, jak w przypadku prowadzenia dzienników zajęć przedszkola, całkowity brak lub opisane w sposób lapidarny oceny postępów i wniosków do dalszej pracy. Oczywiście, mogą się zdarzyć innego rodzaju błędy, ale wszystko jest możliwe do skorygowania. Z czasem na pewno można opanować wiedzę z tego zakresu na tyle, że uda się bezawaryjnie przejść przez wypełnianie koniecznych dokumentów.
Wiktoria Suchecka
Wszystkie placówki wychowawcze muszą prowadzić bieżącą dokumentację, są to dzienniki zajęć zarówno indywidualnych jak i zajęć przedszkola oraz dokumentacja programowa.Warto rzetelnie prowadzić wszelką dokumentację aby w razie jakichkolwiek kontroli można przedłożyć takowa dokumentację,która jest bardzo ważna jeśli staramy się aby nasza placówka była uczciwie prowadzona.
Prowadzenie na bieżąco dokumentacji to obowiązek każdej placówki. Dzienniki zajęć, listy obecności, szkolenia, wycieczki etc to wiedza, która zawsze może się przydać. Dlatego też trzeba ją uzupełniać na bieżąco. W przypadku jakichkolwiek kontroli to baza do dobrej oceny a jednocześnie taki rodzaj pamiętnika z rozwoju placówki, jej wychowawców oraz wychowanków. Tak więc warto dbać o to.